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Assistenzkraft der Amtsleitung/Abteilungsleitung

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle in Vollzeit (derzeit 39 Wochenstunden) im Amt für Brandschutz/Rettungsdienst und Katastrophenschutz befristet für die Dauer des Mutterschutzes und der sich anschließenden Elternzeit bis April 2025 zu besetzen.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in für folgende Aufgaben:

  • Koordinieren und Zusammenfassen aller Zuarbeiten zur Erstellung und Aktualisierung sowie Pflege der Organisationspläne
        • Geschäftsführung von Ausschüssen/Beiräten - Erstellen der Tagesordnung, Einladungen, Sitzungsunterlagen, Niederschriften, verantwortlich für die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung, Frist- und Terminüberwachung
        • Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs, Zuordnung zu den jeweiligen Abteilungen/Sachgebieten
        • Terminplanung, -koordination und -überwachung
        • Organisation und Erledigung von Schreibarbeiten, Erarbeiten von Schreiben nach Absprache, Manuskript und Diktat,
          Erstellen von Anschreiben an Ämter und Einrichtungen, Serienbriefbearbeitung u. ä.
        • Schriftgutverwaltung, Aktenablage, Registratur und Archivierung
        • Protokollführung und -kontrolle bei Dienst- und Fachberatungen
        • organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Beratungen u. ä.
        • Erteilen von Auskünften und Weiterleiten von Informationen nach Abstimmung
        • Betreuung der Besucher*innen der Amtsleitung
        • Bedienung/Wartung der Schreib- und Kopiertechnik
        • Bestellen/Verwalten von Büromaterial
        • Im Ausnahmefall wird die Bereitschaft erwartet, in Führungsunterstützungsfunktionen auch außerhalb der Regelarbeitszeit Dienst zu ungünstigen Zeiten zu leisten.
        • Vertretung der Assistenzkräfte im Bereich

              Voraussetzungen:

              • abgeschlossene Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, zur/zum Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellten oder zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement
              • einschlägige Berufserfahrung auf dem o.g. Aufgabengebiet
              • sehr gute Kenntnisse der DIN 5008 sowie der deutschen Rechtschreibung, sicherer Umgang in Wort und Schrift
              • umfassende Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Bildbearbeitungsprogramme)
              • Anwendung des Dokumentenmanagementsystems d.3
              • Kenntnisse Gemeindehaushaltsverordnung, Kenntnisse zum Beschaffungswesen, Verwaltungsverfahrensgesetz und Verwaltungsgerichtsordnung
              • hohe Flexibilität, Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Weiterbildung

              Entgelt:

                Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe 5 bewertet.

                Zudem bieten wir:
                - sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
                - individuelle Personalentwicklung
                - betriebliches Gesundheitsmanagement
                - familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
                - flexible Arbeitszeiten
                - Leistungsentgelt (§ 18 TVöD-VKA)
                - Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
                - betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
                - DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)

                Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

                Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

                Bewerber*innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

                Bewerber*innen, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehenden Partner, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.

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                  Bewerbungsfrist

                  09.06.2024

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                  Tätigkeitsaufnahme

                  zum nächstmöglichen Zeitpunkt

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                  Vertragsart

                  Vollzeit / befristet


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                  Ansprechpartner*innen

                  Personalrechtliche Belange
                  SG Personal und Dienstrecht
                  Tel.: +49381 381-3986/ 3987 /3988/ 3989
                  E-Mail: personal.feuerwehr@rostock.de

                  Fachliche Belange:
                  Kerstin Schramm
                  Tel.: +49 381 381-3703
                  E-Mail: feuerwehr@rostock.de

                  Bewerbungsunterlagen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist unvollständig sind, werden im weiteren Verlauf des Auswahlverfahrens nicht berücksichtigt.

                  Kosten im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren werden nicht erstattet.

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