Sachbearbeiter/-in, Assistenz- und Vorzimmerkraft (m/w/d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o.g. Planstelle im Kulturamt, Abteilung Stadtarchiv unbefristet in Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden) zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitfähig bis maximal 35 Wochenstunden.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Wir suchen eine/ einen Mitarbeiter/-in für folgende Aufgaben:

• Büroorganisation
• Bearbeiten des Post- und Email-Ein- und Ausgangs
• Terminmanagement
• Führen der Ablage von Geschäftsvorgängen/ Unterlagen
  
• Bearbeiten organisatorischer Vorgänge (Urlaubsplan, Archivstatistik, Bestellung von Büroverbrauchmaterialien, Schadens- und Reparaturmeldungen u.ä.)
• Organisieren und Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen, Führen der Protokolle, Vorbereiten von Tagungsunterlagen, Sicherstellen der Bewirtung bei Veranstaltungen, Recherchieren von Themen, Zusammenstellen von Materialien
• Beantwortung von allgemeinen Anfragen, ggf. Weiterleitung an die/ den zuständigen Bearbeiter/-in
• Ordnungs- und Erschließungsarbeiten an Sammlungsgut
• Übernahme, Verwaltung und Pflege von Personenstands- und Meldeunterlagen, inklusive Fachrecherchen (unter Anleitung)
• Erteilung einfacher Auskünfte aus Melde- und Personenstandsunterlagen
• Unterstützung bei der Digitalisierung
• Betreuung des Dokumentenmanagementsystems (d.3), digitale Vorgangsbearbeitung und Aktenführung sowie Unterstützung bei der Nutzung und Pflege der Archivsoftware AugiasArchiv
• Erstellung von Findhilfsmitteln mit AugiasArchiv
• Öffentlichkeitsarbeit
• Mitarbeit in der Pflege des Online-Contents des Stadtarchivs auf städtischen Webseiten und Social Media
• Unterstützung bei der Erstellung und Gestaltung von Informationen für die Öffentlichkeit
• Organisieren und Vorbereiten von Presseterminen und Interviews
  

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene dreijährige Ausbildung zur/zum Fachangestellten (m/w/d) für Medien- und Informationsdienste oder zur/zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) oder zur/ zum Kauffrau/ Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement/ -kommunikation oder ein abgeschlossener AI-Lehrgang
• Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)
• Erfahrungen in der Kommunikation mit Bürger/-innen sowie in der telefonischen Beratung
• Kenntnisse der Datenschutzgesetzgebung, Archivgesetzgebung einschließlich Archivsatzung, Benutzerordnung und Archivgebührensatzung
• Grundkenntnisse des Schutzes von Kulturgut im Prozess reprografischer Arbeiten
• PC-Kenntnisse in Standard-Software
• Erfahrungen mit Verzeichnungssoftware für Bibliotheken oder Archive wünschenswert
• Umfassende Kenntnisse der DIN 5008 und der deutschen Rechtschreibung
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Teamfähigkeit
• Selbständigkeit und Umsicht
• Belastbarkeit und Ausdauer

Entgelt:
Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 6 bewertet.

Zudem bieten wir:
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Arbeitstage
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock
• Dienstrad-Leasing

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Ein respektvoller Umgang miteinander und ein offenes Arbeitsumfeld sind uns sehr wichtig. Wir glauben an den Erfolg divers aufgestellter Teams und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für den mitziehende/n Partner/in, Freizeitaktivitäten und vieles mehr.