Sachbearbeiter/-in/Assistenz (m, w, d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die o. g. Planstelle im Kulturamt unbefristet in Vollzeitbeschäftigung (39 Wochenstunden) zu besetzen. Die Stelle ist teilzeitfähig bis maximal 35 Wochenstunden.

Die Hanse- und Universitätsstadt Rostock liegt direkt an der Ostsee und ist somit für viele nicht nur ein ideales Reiseziel, sondern auch eine Stadt, die Urlaub, Leben und Arbeit miteinander vereint. Rostock hat aber neben seinem maritimen Flair viel zu bieten. Als größte Stadt Mecklenburg-Vorpommerns und als Wirtschaftsstandort mit starken Unternehmen ist sie ein attraktiver Arbeitsort, der zudem sehr familienfreundlich ist.

Wir suchen eine/einen Mitarbeiter/-in (m, w, d) für folgende Aufgaben:

• Büroorganisation:
• Bearbeiten des Postein- und –ausgangs (Postalisch, E-Mail-Bearbeitung, Koordinierung Postverkehr im Postmanagementsystem d.3, Rechnungseingang - H & H Postmanagement)
• Prüfen der Eilbedürftigkeit, Weiterleiten von Informationen, Terminregistratur, -kontrolle, -erinnerung
• Koordinieren und Überwachen der Termine der Amtsleitung (Beratungen, Einladungen usw.) einschl. Wiedervorlagesystem (Zuarbeiten des Amtes an andere Fachämter bzw. Behörden)
  
• Bearbeiten von Terminanfragen, Ermitteln bzw. Aufklären des Anliegens bei Anfragen zu Gesprächsterminen, Weiterleiten der Anfragen
• Erstellen und Pflegen des Aktenplans, u. a in digitaler Form, Schriftgutverantwortliche - Durchsetzen der einheitlichen und ordnungsgemäßen Schriftgutordnung
• Führen der Urlaubskartei, Erfassen der Anwesenheit/Abwesenheit
• Erstellen und Koordinieren der Fertigung von Vorlagen, Anträgen und Stellungnahmen für die Bürgerschaft und ihre Ausschüsse sowie Einpflegen in Allris (Sitzungsdienstverfahren)
• Sachbearbeitende Tätigkeiten:
• Verwalten von Zugriffsrechten und Zeichnungsberechtigungen, die in der Organisationseinheit (OE) Anwendung finden
• Ansprechperson für das d.3-Management:
• technische Unterstützung der Mitarbeitenden der OE 45 bei der Nutzung von d.3 sowie Unterstützen der Amtsleitung bei der Implementierung von d.3/E-Akte in der OE 45
• Ansprechperson für die Erarbeitung eines Prozessregisters in der OE:
• Unterstützen der Amtsleitung bei der Koordinierung des Aufbaus und Weiterentwicklung des Prozessregisters in Zusammenarbeit mit den Bereichsleitungen, Kommunikation mit den beteiligten OEs z. B. 10, 06, etc.
• Öffentlichkeitsarbeit:
• Mitarbeiten bei der Pflege des Online-Contents der OE 45 auf den städtischen Webseiten im Content-Management-Systemen und Social-Media-Kanälen
• Unterstützen der anderen Fachbereiche bei der Beauftragung von Materialien der Öffentlichkeitsarbeit
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Beratungen, Tagungen, Konferenzen u. a. Kulturausschuss (in Vertretung der Geschäftsführung des Kulturausschusses)
• Erstellen der Tagesordnung in Abstimmung mit dem/der Ausschussvorsitzenden und der Amtsleitung
• Organisieren von Beratungen, Besprechungen und Mitarbeitersitzungen einschl. Zusammenstellen von erforderlichen Materialien für Sitzungstermine
• Verwalten des Dienstwagens der OE 45
  

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r (m, w, d) oder Kauffrau/Kaufmann (m, w, d) für Büromanagement oder Bürokauffrau/ Bürokaufmann (m, w, d) oder Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (m, w, d) oder ein abgeschlossener A I – Lehrgang
• Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Erfahrungen im Umgang mit Content-Management-System (CMS)
• Erfahrungen in der Kommunikation mit Bürger/-innen
• umfassende Kenntnisse der DIN 5008 und der deutschen Rechtschreibung
• sicherer Umgang mit PC Standard-Software
• wünschenswert sind Kenntnisse in der Kommunalverfassung, Hauptsatzung der HRO, Datenschutzgesetzgebung, Grundkenntnisse des Schutzes von Kulturgut, Denkmalschutzgesetz M-V, Urheberrecht
• wünschenswert sind Grundkenntnisse der Öffentlichkeitsarbeit und in Social Media Anwendungen
• Führerschein Klasse B
• Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
• Teamfähigkeit
• Selbständigkeit und Umsicht
• Belastbarkeit und Ausdauer
• Arbeiten zu ungünstigen Zeiten (gelegentlich nach 17:00 Uhr, in Ausnahmefällen am Wochenende)
  

Entgelt:
Die Planstelle ist nach TVöD, Entgeltgruppe 5 bewertet. Die Vergütung erfolgt in Anlehnung an EG 06 TVöD.

Zudem bieten wir:
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub 30 Arbeitstage (anteilig im Eintrittsjahr)
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock
• Dienstrad-Leasing

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Ein respektvoller Umgang miteinander und ein offenes Arbeitsumfeld sind uns sehr wichtig. Wir glauben an den Erfolg divers aufgestellter Teams und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen unabhängig von Herkunft, Geschlecht/ Geschlechtsidentität, Alter, Nationalität, Behinderung, Religion oder sexueller Orientierung.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die/den mitziehenden Partner/-in (m, w, d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr. Weitere Informationen unter: