Assistenzkraft der Amtsleitung (m, w, d)

Bei der Hanse- und Universitätsstadt Rostock ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt o.g. Planstelle unbefristet in Vollzeit (39 Wo-chenstunden) im Amt für Stadtgrün, Naturschutz und Friedhofswesen zu besetzen. Die Stelle ist nicht teilzeitfähig.

Wir suchen eine/einen Mitarbeiter/-in (m, w, d) für folgende Aufgaben:

• Büroorganisation
• Koordinieren der Termine der Amtsleitung
• Entgegennehmen und Koordinieren von Telefonaten und Terminen
• Empfangen und Betreuen der Gäste
  
• Vor- und Nachbereiten von Dienstreisen
• Schriftverkehr
• Vor- und Nachbereiten der Dienstberatung im übertragenen Aufgabenbereich
• Vorbereiten/Zusammenstellen der Unterlagen und Organisieren der inhaltlichen Vorbereitung für die Dienstberatung
• Führen von Protokollen Schreibarbeiten für den übertragenen Aufgabenbereich
• Aufgaben des Postdienstes
• Entgegennehmen der Eingangspost, Registratur und Verteilung, Vorbereiten der Ausgangspost
• Vorprüfen ausgewählter Schreiben und Unterlagen, einschließlich Gegenzeichnung als Erledigungsvermerk
• Aufgaben des Kommunalen Sitzungsdienstes
• Koordinieren der Erstellung von Vorlagen in Zusammenhang mit den Fachabteilungen sowie dem Sitzungsdienst, for-melle Kontrolle der durch die Fachbereiche erstellten Vorlagen
• Überwachen der Abgabefristen der Tagesordnungen der Sitzungen der beschließenden Gremien sowie der Beschlusser-gebnisse
• Zentrale Ablage der Niederschriften über die Sitzungen der Bürgerschaft und der beschließenden Ausschüsse
• Beschlusskontrolle sowie termingerechte Meldung zur Beschlussrealisierung an den Sitzungsdienst
  
  
• Erteilen von Auskünften und Weiterleiten von Informationen nach Abstimmung
• telefonisches Beraten gegenüber Bürger/-innen (m, w,d) zu Anträgen und Verwaltungsabläufen
• Veranlassen/Organisieren der Beantwortung von Presseanfragen nach Abstimmung
• Beschaffen von Literatur auf Grundlage der Anforderungen der Fachabteilungen
• koordinatorische und buchhalterische Unterstützung bei Fördermitteln (Fristenmonitoring, Unterstützen beim Zusammen-stellen antragsrelevanter Unterlagen, buchhalterische Budgetführung, etc.)
• Unterstützen der Fachbereiche bei der Öffentlichkeitsarbeit und Durchführung von Fachveranstaltungen
  

Voraussetzungen, die Sie mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r (m, w,d) oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanage-ment/Büroorganisation (m,w,d) oder andere Ausbildung in Verbindung mit erfolgreich abgeschlossenem A1-Lehrgang
• Berufserfahrung im o.g. Aufgabengebiet bzw. ähnlichen Aufgabengebieten
• Erfahrung in der Kommunikation mit Bürger/-innen (m, w,d) bzw. Kund/-innen (m,w,d)
• sichere Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung, gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• kaufmännische Grundkenntnisse
• grünfachliche Kenntnisse wünschenswert
• Kenntnisse und sicherer Umgang mit moderner Informationstechnik, insbesondere MS-Office-Anwendungen
• freundliches und sicheres Auftreten, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten, hohe Einsatzbereitschaft
• Organisations- und Koordinierungsgeschick
• Teamfähigkeit
• Fahrerlaubnisklasse B
  

Entgelt:
Die Planstelle ist nach TVöD mit der Entgeltgruppe E 05 bewertet.

Zudem bieten wir:
• sehr gute Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• individuelle Personalentwicklung
• betriebliches Gesundheitsmanagement
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• flexible Arbeitszeiten
• Jahressonderzahlung (§ 20 TVöD-VKA)
• Jahresurlaub in Höhe von 30 Tagen, im Einstellungsjahr anteilig
• betriebliche Altersvorsorge (ATV-K)
• DeutschlandTicket (mit einem Preisvorteil von insgesamt 30%)
• Standortsicherheit Rostock
• Dienstradleasing

Bitte bewerben Sie sich auf unserer Homepage (www.rostock.de/karriere) über das Online-Formular.

Schwerbehinderte Menschen und Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbende, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl ausüben, können bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt werden.

Bewerbende, die einen Umzug nach Rostock planen, können sich kostenlos an das Welcome Center der Region Rostock wenden. Die zentrale Anlaufstelle unterstützt bei der Suche nach Wohnraum, Kinderbetreuungsangeboten, Jobperspektiven für die mitziehende Partnerin/den mitziehenden Partner (m,w,d), Freizeitaktivitäten und vieles mehr

WELCOME-REGION-ROSTOCK.DE